L’emergenza sanitaria COVID 19 ha portato alla ribalta, anche nel mondo del condominio, l’utilizzo degli strumenti telematici.

È noto infatti il divieto di assembramenti, quali le assemblee condominiali, stante l’evidente rischio di contagio tra i partecipanti.

Al fine di ovviare a tale divieto e rendere comunque possibile lo svolgimento dell’attività condominiale e la continuità dei pagamenti dei condomini (che necessitano di delibere di approvazione di spesa o di consuntivazione) si sta discutendo sul possibile utilizzo di strumenti informatici che rendano possibile lo svolgimento delle assemblee in videoconferenza.

Ad oggi, non esistono norme specifiche o interpretazioni giurisprudenziali che sanciscano con certezza che le assemblee condominiali possano essere svolte con collegamenti da remoto.

Qualora l’amministratore ritenga di ricorrere a tale soluzione, occorre che siano valutate le seguenti circostanze, tutte indicate in ottica di cautela per evitare possibili impugnazioni:

L’avviso relativo alla possibilità di partecipare da remoto deve essere reso noto in sede di convocazione.

Ne consegue che prima di procedere all’invio degli avvisi, l’amministratore dovrebbe essere a conoscenza della possibilità per tutti di usufruire di tale tecnologia.

Questo presuppone che prima ancora sia stata mandata una richiesta a tutti i condomini i quali, nella loro totalità, abbiano risposto positivamente, inviando all’amministratore idonea informativa privacy sottoscritta, nonchè la propria autorizzazione alle riprese.

Informativa privacy ed autorizzazione alle riprese

Con riferimento all’invio, da parte di ciscun condomino, all’amministratore del modulo sulla privacy sottoscritto, e lo scopo dello stesso, oltre ad autorizzare l’amministratore ad utilizzare i dati dei condomini ai fini tutti assembleari (quali ad esempio al fine di registrare e verbalizzare le presenze), tutela lo stesso amministratore da possibili azioni di impugnazione.

Infatti, non potrà ritenersi legittima l’impugnazione, avente ad oggetto lo svolgimento telematico dell’adunanza, da parte del condomino che preventivamente aveva autorizzato l’amministratore, inviando allo stesso il modulo sottoscritto.

Anche le riprese, ancorchè non registrate, necessitano infatti del previo consenso scritto dei partecipanti alla riunione.

Tale consenso deve essere unanime.

In mancanza di assenso unanime alla modalità di svolgimento dell’assemblea in videoconferenza, è evidente che il rischio di impugnativa aumenti notevolmente.

Si riporta qui sotto un possibile modello di richiesta di autorizzazione ai sensi del GDPR (reg. UE N. 2016/679):

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“INFORMATIVA SULLA PRIVACY ED AUTORIZZAZIONE

AI SENSI DEL GDPR (Reg. UE N. 2016/ 679)

PER SVOLGIMENTO DI ASSEMBLEA CONDOMIALE

IN FORMA TELEMATICA E VIDEOCONFERENZA

PREMESSA

L’assemblea del Condominio _________________ si terrà in videoconferenza mediante piattaforma ______________________.

Il sottoscritto Condomino acconsente ed autorizza espressamente lo svolgimento dell’assemblea in videoconferenza.

DATI PERSONALI RACCOLTI

I dati personali raccolti sono inerenti essenzialmente alle immagini in streaming nel corso della videoconferenza; le registrazioni audio-video delle persone coinvolte nelle riprese potranno essere effettuate soltanto ove vengano autorizzate espressamente con ulteriore manifestazione del consenso.

La voce, le immagini, discussioni e dichiarazioni di ciascun partecipante saranno percepibili unicamente dagli altri partecipanti all’assemblea.

SOGGETTI INTERESSATI

Il trattamento dei dati interessa tutti i condomini che parteciperanno all’assemblea.

modalita’ e FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati verranno trattati con modalità informatica.

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE n. 679/2016, La informiamo che i dati personali acquisiti sono trattati, anche in via automatizzata, dallo scrivente amministratore, unicamente al fine di registrare e verbalizzare le presenze e le dichiarazioni più rilevanti nel verbale d’assemblea.

DURATA DEL TRATTAMENTO

I dati saranno trattati per un periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità previste.

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento dei dati è il (indicare dati amministratore)

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento potranno essere esercitati i diritti previsti al capo III (artt. 12-23) del GDPR (Regolamento UE 2016/679) consultabili, ad esempio, dal seguente link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=IT

AUTORIZZAZIONE ALLE RIPRESE

Il sottoscritto Condomino dichiara:

– di aver letto ed accettato i termini e le condizioni di trattamento dei dati personali con le modalità e per le finalità indicate nell’informativa che precede;

– di assumersi la piena responsabilità rispetto a quanto comunicato/dichiarato nel corso dell’Assemblea,

– si autorizza espressamente all’esecuzione di riprese audio-video durante la videoconferenza.

Luogo, Data

(Firma del Condomino) ___________________”

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In riferimento invece alla video registrazione dell’adunanza si evidenzia che “L’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti” (Cass. n. 19158 del 20.03.2015).

Dotazione necessaria e piattaforme

L’amministratore dovrà accertarsi che tutti coloro che sono collegati abbiano una “banda” sufficiente per gestire la simultaneità di collegamenti con decine di persone, le quali tutte devono essere in grado di vedere e sentire gli altri, per consentire la collegialità dell’assemblea.

I sistemi di videoconferenza più utilizzati sono Meet di Google, Zoom, Teams di microsoft e Skype.

In ogni caso di ritiene di suggerire l’introduzione, almeno in questo periodo di emergenza, di assemblee condominiali svolte con metodologie telematiche agli stabili formati da un numero circoscritto e limitato idi appartamenti.

Il luogo di svolgimento dell’assemblea:

Egualmente alle convocazioni inviate per lo svolgimento di assemblee condominiali svolte fisicamente, anche le convocazioni di assemblee condominiali telematiche dovranno indicare il luogo di svolgimento dell’adunanza.

La legge stabilisce che l’avviso di convocazione deve indicare il luogo ove si svolge tale riunione (art. 66 disp. att. cod. civ.).

La norma sembrerebbe riferirsi a un “luogo fisico” dove i partecipanti devono essere presenti.

Non sembrerebbe esserci spazio ad aperture circa la possibilità di assemblee a distanza.

Proprio per superare questo impasse si è suggerito di applicare in analogia la normativa sulle riunioni dell’assemblea delle società di capitali che, invece, consente la partecipazione dei soci in videoconferenza nei casi in cui lo statuto sociale lo prevede.

Ebbene, nel diritto societario il luogo della convocazione dell’assemblea dev’essere lo stesso in cui vi è il presidente.

Per analogia, pertanto, il luogo riportato nella convocazione assembleare sarà lo studio dell’amministratore, ossia il luogo ove tutti i partecipanti accederanno virtualmente a mezzo di strumenti telematici.

Lo svolgimento dell’assemblea:

ln riferimento allo svolgimento dell’assemblea si evidenziano altri due aspetti rilevanti:

1. La nomina del presidente e del segretario;

2. La redazione del verbale di assemblea.

Il presidente ed il segretario non sono figure necessarie né per la validità né per lo svolgimento dell’assemblea.

Ebbene, “Proprio perchè la nomina del presidente e del segretario dell’assemblea dei condomini non è prevista da alcuna norma, le eventuali irregolarità formali relative alla nomina del presidente e del segretario dell’assemblea dei condomini non comportano l’invalidità delle delibere dell’assemblea” (Cass. civile n. 27163/2017).

Inoltre, continua la sopra citata pronuncia “Tanto meno sussiste, prima come dopo la riforma del condominio (L. 220/2012), una disposizione di legge che prescriva che le delibere dell’assemblea dei condomini debbano constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario“.

Il ruolo di segretario verbalizzatore, potrà, quindi essere svolto dall’amministratore il quale, alla fine di ogni votazione, rileggerà il punto verbalizzato per un controllo da parte di tutti.

Il verbale redatto e sottoscritto dall’amministratore verrà quindi inviato a tutti i condomini, anche ai presenti, al fine di evitare qualsivoglia contestazione di carattere formale.

L’applicazione analogica alla normativa di diritto societario:

Come già sottolineato non esiste alcuna norma di legge che prevede la partecipazione all’assemblea di condominio in videoconferenza.

Questa forma di riunione a distanza non è infatti prevista dal Codice civile e non è mai stata oggetto di discussione giurisprudenziale.

Sul tema esiste purtroppo una sorta di vuoto normativo – non vi è infatti neppure una norma che vieta le adunaze tenute con modalità telematiche – che, ad oggi, stante il divieto di svolgere le assemblee condominiali con partecipazione fisica, pone l’amministratore in una situazione di stallo.

Al fine di poter superare questo periodo senza pregiudizio alla vita condominiale si ritiene possa essere possibile adottare “per analogia” la normativa sulle riunioni dell’assemblea delle società di capitali che consente la partecipazione dei soci in videoconferenza quando lo statuto sociale lo prevede.

Secondo l’art. 2370 cod. civ. “Lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Chi esprime il voto per corrispondenza o in via elettronica si considera intervenuto all’assemblea“.

In materia condominiale lo statuto sociale si identifica con il regolamento di condominio, nel quale pertanto dovrà essere espressamente prevista la possibilità della riunione utilizzando strumenti telematici.

Pertanto, una volta superata la pandemia globale, si ritiene opportuno che il condominio integri il proprio regolamento, inserendo la specifica previsione di questa possibilità.

Ad oggi, è possibile ritenere valida l’assemblea condominiale svolta con strumenti telematici, senza la specifica previsione nel regolamento di condominio, raccogliendo preventivamente l’autorizzazione da ciascun condomino.